پروفرما چیست؟ دانلود نمونه پروفرما اینویس

اگر شما هم در زمینه تجارت بین الملل (واردات و صادرات) فعالیت می‌کنید، حتما اصطلاح پرکاربرد پروفرما یا پیش فاکتور را شنیده‌اید. اکنون شاید برایتان سوال شود که پروفرما چیست؟

در پاسخ به سوال شما باید بگم که پروفرما (Proforma) یک سند یا فاکتور اولیه است که برای پیش‌فاکتور یک معامله یا قرارداد استفاده می‌شود. این سند معمولاً قبل از نهایی شدن معامله صادر می‌شود و شامل جزئیاتی مانند مشخصات کالا یا خدمات، قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل، و سایر شرایط و ضوابط مرتبط با معامله است.

استفاده از پروفرما به خریدار و فروشنده کمک می‌کند تا درک دقیقی از شرایط معامله داشته باشند و از سوء تفاهمات یا مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری کنند. به عبارت دیگر، پروفرما یک نوع پیش‌نویس از فاکتور نهایی است که برای اهداف اطلاعاتی و توافقی تهیه می‌شود.

در معاملات بین‌المللی، پروفرما فاکتور به ویژه مهم است زیرا می‌تواند به عنوان مدرکی برای درخواست گشایش اعتبار اسنادی (LC) و برای فرآیندهای گمرکی استفاده شود. این سند به خریدار این امکان را می‌دهد که قبل از انجام پرداخت یا نهایی کردن معامله، شرایط را بررسی و تأیید کند.

در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا به تمام سوالات شما در خصوص پروفرما پاسخ دهیم.

پروفرما اینویس (Proforma Invoice)

پروفرما اینویس (Proforma Invoice) یک سند تجاری اولیه است که توسط فروشنده به خریدار صادر می‌شود و حاوی جزئیات معامله پیشنهادی است. این سند معمولاً در مراحل ابتدایی یک معامله استفاده می‌شود و به خریدار امکان می‌دهد تا شرایط معامله را قبل از نهایی کردن آن بررسی کند. پروفرما اینویس معمولاً شامل اطلاعات زیر است:

1. مشخصات کالا یا خدمات: شرح دقیق محصولات یا خدماتی که قرار است معامله شوند.
2. قیمت‌ها: قیمت واحد و کل قیمت کالاها یا خدمات.
3. شرایط پرداخت: شرایط و زمان‌بندی پرداخت‌ها، مانند پیش‌پرداخت، پرداخت پس از تحویل، یا استفاده از اعتبار اسنادی.
4. زمان و شرایط تحویل: تاریخ‌های تقریبی تحویل و شرایط حمل و نقل.
5. هزینه‌های اضافی: هزینه‌های مرتبط با حمل و نقل، بیمه، و سایر هزینه‌های مرتبط.
6. شرایط و ضوابط: شرایط قانونی و قراردادی که بر معامله حاکم است.

مزایای پروفرمای اینویس

• شفاف‌سازی: ایجاد شفافیت در مورد شرایط معامله برای هر دو طرف.
• توافق‌نامه مقدماتی: به عنوان یک توافق‌نامه مقدماتی قبل از صدور فاکتور نهایی.
• مدرک برای امور مالی: استفاده در درخواست‌های مالی مانند گشایش اعتبار اسنادی.
• پیش‌بینی هزینه‌ها: کمک به خریدار در پیش‌بینی هزینه‌های مرتبط با معامله.

به طور کلی، پروفرما اینویس به عنوان یک ابزار مهم در تجارت بین‌المللی و داخلی برای ایجاد اعتماد و اطمینان بین خریدار و فروشنده مورد استفاده قرار می‌گیرد.

فرق بین پروفرما با پروفرمای اینویس

شاید شما هم فرق بین این دو مورد ندانید! خیلی ها نمی‌دانند و این کلمات جای هم استفاده می‌کنند. پروفرما (Proforma) و پروفرما اینویس (Proforma Invoice) به صورت کلی به یک مفهوم اشاره دارند، اما تفاوت‌های ظریفی بین این دو اصطلاح وجود دارد که می‌توان آنها را توضیح داد:

پروفرما

• مفهوم کلی: پروفرما به طور کلی به هر نوع سند یا پیش‌نویسی اشاره دارد که قبل از نهایی شدن معامله یا قرارداد صادر می‌شود. این می‌تواند شامل هر نوع پیش‌فاکتور، پیش‌قرارداد، یا هر نوع سند اولیه باشد که شرایط و ضوابط یک معامله یا توافق را شرح می‌دهد.
• استفاده عمومی: پروفرما ممکن است در موارد مختلف و برای مقاصد مختلف استفاده شود و لزوماً به معاملات تجاری محدود نمی‌شود.

پروفرما اینویس

• مفهوم خاص‌تر: پروفرما اینویس یک نوع خاص از پروفرما است که به صورت یک پیش‌فاکتور تجاری صادر می‌شود. این سند جزئیات دقیقی از کالاها یا خدمات، قیمت‌ها، شرایط پرداخت، زمان تحویل، و سایر شرایط معامله را مشخص می‌کند.
• استفاده در تجارت: پروفرما اینویس بیشتر در تجارت بین‌المللی و داخلی برای پیش‌فاکتورهای تجاری استفاده می‌شود. این سند به خریدار و فروشنده کمک می‌کند تا قبل از نهایی شدن معامله، شرایط و جزئیات آن را به دقت بررسی و توافق کنند.

تفاوت‌های کلیدی پروفرما و پروفرما اینویس

• دامنه کاربرد: پروفرما به هر نوع سند مقدماتی اطلاق می‌شود، در حالی که پروفرما اینویس به طور خاص به پیش‌فاکتورهای تجاری اشاره دارد.
  محتوا و جزئیات: پروفرما اینویس معمولاً شامل جزئیات کامل‌تری در مورد شرایط مالی و تجاری یک معامله است.
• استفاده خاص: پروفرما اینویس به طور ویژه در معاملات تجاری، به خصوص در تجارت بین‌المللی، برای تعیین شرایط مالی و لجستیکی استفاده می‌شود.

به عبارت دیگر، هر پروفرما اینویس یک پروفرما است، اما هر پروفرما لزوماً یک پروفرما اینویس نیست.

نمونه پرفورما

نحوه صدور پیش فاکتور یا پروفرما

همان طور که در ابتدا گفتیم: پیش‌فاکتور یا پروفرما به عنوان اولین سند معاملات بین‌المللی محسوب می‌شود که بر اساس درخواست‌ها و نیازهای دو طرف معامله تنظیم و ثبت می‌شود. این سند در مراحل مختلف واردات کالا از جمله ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی، و ترخیص کالا از گمرک بسیار کاربرد دارد.

برای صدور این سند، نیازی به اقدامات عجیب یا گسترده‌ای نیست، بلکه تنها لازم است با ذکر شرایط مورد نظر خود از معامله و انجام مذاکرات و توافقات نهایی، از فروشنده کالا بخواهید که سندی با اطلاعات دقیق از شرایط طرفین و کالاهای خریداری شده تهیه نماید. این کار به شما کمک می‌کند تا آغاز تجارت خود و انجام معاملات بین‌المللیتان را اعلام کنید.

برای صدور پیش‌فاکتور، نیازی به دریافت مجوز نیست. تنها لازم است اقدامات اولیه‌ای که فروشنده در خصوص پرداخت‌های معامله در نظر گرفته را انجام دهید و شرایط مورد نظر خود را در خصوص نحوه انجام معامله، قوانین داخلی کشور خود اعلام کنید. این‌گونه، فروشنده مطابق با قوانین هر دو کشور و شرایط طرفین معامله، این سند را تنظیم کرده و به صورت قانونی به ثبت می‌رساند.

موارد مهم در پروفرما

1. اطلاعات فروشنده و خریدار: شامل نام، آدرس، تماس و اطلاعات تماس دیگر مرتبط با هر دو طرف.
2. شماره و تاریخ پیش‌فاکتور: هر پیش‌فاکتور باید یک شماره یکتا و تاریخ صدور داشته باشد.
3. توضیحات کامل محصولات: شرح دقیق و جزئی از کالاها یا خدماتی که در معامله شامل می‌شوند.
4. تعداد، قیمت واحد و تعداد کل: مشخصات مربوط به تعداد و قیمت واحد هر کالا و مجموعها.
5. شرایط پرداخت: شرایطی که خریدار باید پرداخت‌های خود را مطابق با آنها انجام دهد.
6. زمان تحویل و شرایط تحویل: تاریخ یا زمانی که کالاها به خریدار تحویل داده می‌شوند و شرایط مرتبط با حمل و نقل.
7. محل تحویل: مکانی که کالاها باید تحویل داده شوند.
8. مشخصات حساب بانکی فروشنده: اطلاعات بانکی که خریدار باید پرداخت را به آن انجام دهد.
9. مهلت اعتبار پیش‌فاکتور: زمانی که پیش‌فاکتور به اعتبار خود ادامه می‌دهد.
10. کشور مبدا: کشوری که کالاها از آن به خریدار صادر می‌شوند.

این موارد اساسی‌ترین اطلاعاتی هستند که در یک پروفرما باید موجود باشند تا شرایط معامله را به خوبی تعریف کنند و هر دو طرف را در جریان قرار دهند.

موارد استفاده از پروفرما یا پیش فاکتور

پیش‌فاکتور یا پروفرما به‌طور عمده در تجارت‌های بین‌المللی و در حوزه واردات کالا استفاده می‌شود. در این زمینه، خریدار کالاهای خارجی یا وارد‌کننده کالا از این سند برای دریافت مجوزهای لازم به‌کار می‌برد تا به تجارت خود شکلی قانونی ببخشد. در اکثر کشورها، واردکنندگان کالا باید پیش از هر اقدامی برگه‌ای به نام پروفرما تهیه نمایند تا با ارائه اثبات خرید خود از کشورهای خارجی، مجوزهای لازم برای آغاز تجارت وارداتی دریافت کنند.

از دیگر کاربردهای این سند می‌توان به دریافت ارز خارجی یا ارز تخصصی اشاره کرد. به عنوان یک تاجر بین‌المللی، شما همواره باید از ارزهای خارجی در پرداخت‌های خود استفاده کنید. با توجه به نوسانات قیمت ارز، تهیه ارزی که هزینه‌های شما را کاهش دهد و تجارت پرسودی را برایتان به همراه داشته باشد، کاری چالش‌برانگیز است. بنابراین، استفاده از ارزهای دولتی یا امتیازات توسط دولت می‌تواند برای شما بسیار مهم باشد. با استفاده از پروفرما می‌توانید آغاز تجارت خود را به دولت اعلام کرده و از امتیازات ارائه شده در زمینه تخصیص ارز بهره‌مند شوید.

اطلاعات مربوط به پرداخت‌های خریدار، زمان پرداخت‌ها و نحوه انجام آن‌ها در پروفرما ثبت می‌شوند، بنابراین خریدار می‌تواند از این سند به عنوان سند مهمی برای ثبت پرداخت‌های خود به فروشنده استفاده کند.

همچنین، در برخی موارد، این سند به منظور مزایده قراردادهای صادراتی نیز به‌کار می‌رود.

اعتبار و شماره پروفرما

در بحث پیش‌فاکتور، اصطلاحات زیادی وجود دارد که برای یک تاجر بین‌المللی ضروری است که با آن‌ها آشنا باشد تا بتواند سند دقیق و معتبری از آغاز تجارت بین‌المللی خود تهیه کند. شماره پروفرما و اعتبار آن از جمله اصطلاحات مهم و رایج در این زمینه هستند، که اگرچه تعریف علمی دقیقی ندارند، اما باید دقیقاً با معنی و کاربرد آن‌ها آشنا باشید.

شماره پروفرما، شماره‌ای است که به شرکت فروشنده تعلق می‌گیرد و توسط آن تعیین می‌شود. اعتبار پروفرما نیز به عبارت دیگر تاریخ انقضای پیش‌فاکتور است که مطابق با توافق طرفین در قرارداد تعیین و ثبت می‌شود. بر اساس این تاریخ، پیش‌فاکتور تا زمان مشخص شده اعتبار دارد و پس از گذشت تاریخ مذکور هیچ گونه اعتباری ندارد و از لحاظ کاربردی دیگر قابل استفاده نخواهد بود.

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

• خرید کالاهای وارداتی
• تخصیص ارز

تاریخچه پرفورما

استفاده از پرفورما به دوران‌های قدیمی تجارت بازمی‌گردد. اولین بار در قرن نوزدهم، تجار و بازرگانان برای برآورد هزینه‌ها و درآمدهای خود از پرفورما استفاده می‌کردند. با گذشت زمان، این مفهوم توسعه یافت و به یک ابزار حیاتی در مدیریت مالی و تجاری تبدیل شد.

مزایای پرفورما

• پیش‌بینی دقیق‌تر: پرفورما به شرکت‌ها کمک می‌کند تا پیش‌بینی‌های دقیق‌تری از آینده مالی خود داشته باشند.
• کمک به تصمیم‌گیری: این سند به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند.
• بهبود برنامه‌ریزی: با استفاده از پرفورما، می‌توان برنامه‌های مالی و تجاری بهتری تدوین کرد.

معایب پرفورما

• نیاز به داده‌های دقیق: برای تهیه پرفورما نیاز به داده‌های دقیق و به‌روز است که جمع‌آوری آن‌ها ممکن است زمان‌بر و هزینه‌بر باشد.
• پیش‌بینی‌های نادرست: اگر داده‌ها نادرست باشند، پیش‌بینی‌های پرفورما نیز نادرست خواهد بود.

خرید و فروش پرفورما مواد شیمیایی

هنگامی که به خرید و فروش مواد شیمیایی فکر می‌کنیم، پرفورما یکی از ابزارهای اساسی است که به ما کمک می‌کند تا این عملیات را بهبود بخشیم. به عنوان یک واردکننده مواد شیمیایی، پرفورما برای ما ابزاری بسیار حیاتی است. با استفاده از پرفورما، می‌توانیم به دقت ترتیب بدهیم که موادی که از کارخانجات تولیدکننده می‌خریم، با موادی که به مشتریان ما فروخته می‌شود، هماهنگ شود. این ابزار به ما کمک می‌کند تا از موجودی‌های اضافی جلوگیری کرده و همچنین به دقت به تعداد مواد مورد نیاز مشتریانمان پاسخ دهیم.

پرفورما به عنوان یک ابزار پیش‌بینی موجودی و فروش مواد شیمیایی در بازار ایران بسیار مهم است. ما به عنوان واسطه بین تولیدکنندگان و کارخانجات داخل ایران، نیاز داریم تا به دقت و با اطمینان به فروش و خرید مواد بپردازیم. پرفورما به ما این امکان را می‌دهد که با دقت بیشتری از نیازهای مشتریان آگاه شویم و به طور موثرتری توزیع مواد را مدیریت کنیم.

برای خرید پرفورما با کارشناسان ما در پیلار تجارت تماس بگیرید«02177740003». با افتخار پاسخگوی سوالات شما عزیزان هستیم.

سوالات متداول در خصوص پرفورما

تفاوت Commercial Invoice و Proforma Invoice چیست؟

Commercial Invoice یک فاکتور تجاری است که بعد از انجام معامله و ارسال کالا به مشتری صادر می‌شود، در حالی که Proforma Invoice یک پیش‌فاکتور است که قبل از انجام معامله و ارسال کالا صادر می‌شود تا به مشتری نشان دهد چه محصولاتی موجود است و با چه شرایطی.

تفاوت پیش فاکتور در روش پرداخت TT با اعتبار اسنادی LC چیست؟

در روش TT، پیش‌فاکتور قبل از ارسال کالا صادر می‌شود و پرداخت به صورت مستقیم و الکترونیکی انجام می‌شود. اما در LC، پیش‌فاکتور جزء اسناد مورد نیاز برای صدور اعتبار نامه است و پرداخت توسط بانک خریدار و پس از تایید مدارک انجام می‌شود.

چرا باید هزینه حمل کالا از هزینه کالا جدا باشد؟

جدا کردن هزینه حمل کالا از هزینه کالا، به شفافیت بیشتر در قیمت‌گذاری، امکان مقایسه قیمت‌ها و افزایش شفافیت بازار کمک می‌کند.

پروفرما یا اینویس چه زمانی صادر می شود؟

پروفرما یا پیش‌فاکتور، قبل از انجام معامله و ارسال کالا یا ارائه خدمات به مشتری صادر می‌شود. این سند به مشتری نشان می‌دهد که محصولات یا خدمات موجود است و با چه شرایطی. این ابزار معمولاً در مراحل ابتدایی یک معامله، به عنوان یک اظهارنامه قیمت ارائه می‌شود تا شرایط معامله مورد بررسی مشتری قرار گیرد و اطمینان حاصل شود که مشتریان موافقت می‌کنند.

تفاوت پروفرما اینویس و اینویس کدام است؟